ivanna guerrero

He tenido la oportunidad de solucionar uno de los principales problemas a los que se enfrentaba una clínica en el sector de Salud, utilizando google cloud platform, el problema de deserción de citas por parte de los pacientes.

A pesar que cuentan con varios canales de contacto, para atender a sus clientes, como número de teléfono fijo, y móvil, atención por whatsapp, tenían el problema de deserción de citas. También, que los pacientes olvidaban agendar las citas de seguimiento.

En algunas ocasiones, se le sugería al paciente agendar una cita dentro de 1 mes o un tiempo determinado, para vigilar avance o para el estudio de los resultados y al paciente solía volver, antes o después del tiempo sugerido o simplemente no volver. Algunos comentaban que se les pasaba el tiempo y que sinceramente no recordaban agendar la cita o agendaban una siguiente cita con tanta anticipación que volvían a olvidar la fecha.

Sistema de Recordatorio de Citas – Análisis demográfico

Para comprender mejor la situación demográfica de los clientes, cabe mencionar que esta clínica opera en un pueblo, no es una ciudad y su paciente promedio, son muchas veces pacientes que no tienen acceso a seguridad privada o en algunos casos tampoco la pública. Por lo que utilizar un sistema de recordatorio de cita muy complicado o moderno o que requiera registro > aplicacion > portal del paciente, algo de este tipo, no es viable, ya que el promedio de pacientes en ocasiones no contaba con móviles de alta gama o «smart phone».

Sistema de Recordatorio – Envio de SMS

La solución perfecta que incluía a todos los pacientes independientemente de su estado económico o capacidad tecnológica es envío de SMS, en Panamá el ciudadano promedio, está familiarizado con recibir SMS, ya que es una práctica común para empresas grandes de Telefonía por ejemplo, notificaciones de «saldo prepago», «recarga de saldo» y otras actividades que se pueden realizar a través de SMS, por lo que preevimos una aceptación positiva al envío de recordatorios a través de SMS.

Envío de SMS, solución tecnológica

Infraestructura Tecnológica

Se escogió Google Cloud Platform, para tener todos los servicios en la nube:

• Virtual Machine con Linux, puedes leer mas de mi experiencia en este link.
• Instancia de MySQL, puedes leer mas de mi experiencia trabajando con mysql en este link.
• Cloud Function
• Cloud Storage
• Cloud Scheduler

Diagrama de interacción de componentes en Google Cloud

1. Origen de datos: El ingreso de datos los hará el doctor a través de google form, tenemos un sistema sencillo de recolección de datos, estos se guardarán en un google sheet.
2. Recogida de datos – Script de Python: A través de API de google,utilizando python instalado en una maquina virtual de Linux, se recogerán los datos de Google Sheet.
3. Almacenamiento de datos – Script de Python:: Estos se guardarán en una Instancia de base de datos independiente de Mysql.
4. Envío de recordatorios – Script de Python: Se escribieron script en Python de envío de SMS, utilizando las API de una aplicación llamada Twilio, que forma parte de Sendgrid. Trataré de escribir a mas detalle este proceso, ya que fue largo y demorado,pues tienen varios filtros para evitar que estafadores utilicen su plataforma.
5. Automatización de encendido y apagado de maquina virtual: Google cloud platform para sus instancias de maquinas virtuales, cuentan con una interfaz donde se puede programar el encendido y el apagado a las horas que especifiques.
6. Automatización de encendido y apagado Instancia Mysql: No hay interfaz gráfica o manera directa de encender una instancia de MySql en Google cloud Platform, por lo que se tuvo que utilizar Cloud Function y Cloud Scheduler, el primero para crear una función que encienda y apague la instancia de Mysql y la segunda para programar el horario en que se se lance esta función.
7. Automatización de Scripts de Python: Se utilizó el sistema cron tab del mismo linux de la maquina virtual de GCP, para automatizar el lanzamiento de los scripts de python que envian SMS de recordatorio y otras funcionalidades que se han ido implementando.
8. Envío de Logs de la ejecución de los scripts: Finalmente se envía un correo después del lanzamiento de todos los scripts al mail empresarial de la clínica, donde confirma la cantidad de SMS enviados, la cantidad de mails enviados, lo que da una manera de monitorizar, que los sistemas están transcurriendo con normalidad.

Solución Final de envío de SMS

De esta manera el paciente recibe una notificación con 2 dias de anticipación recordándoles que deben contactar con la clínica para coordinar las citas de seguimiento, según lo sugerido por su médico. Ha tenido buena aceptación ya que el paciente al atender a la primera consulta, se va con la tranquilidad que no se le pasará el tiempo recomendando para volver a seguimiento y no escoja otra clínica si le da la sensación de que no nos interesa su bienestar.

Nuevas funcionalidades

una vez montada esta infraestructura, se aprovechó para crear otras iniciativas:

• Envio de mails de recordatorio, en caso de que no se tenga el numero de móvil de paciente.
• Envío de mails de felicitaciones de cumpleaños, para crear una buena sensación y relación con la marca.

En construcción

Actualmente se está trabajando en un código de python para la supervisión de los pagos que hacen las aseguradoras a los doctores, ya que al trabajar con varias aseguradoras, cada una tiene un proceso específico y el tiempo entre que el doctor hacer el reclamo ante la aseguradora y la aseguradora emite el pago, pasan distintos tiempos y se quiere tener un dashboard con la conciliación de los pagos de todas las aseguradoras y monitorizar que no se esté atrasando o omitiendo los reclamos enviados. Estaré profundizando en otro post ya que está bastante avanzado.